輕易規劃好專案

 五個步驟讓你輕易規劃好專案 

以下簡單的提供五個步驟讓你可以更有效的規劃好的專案：

步驟1：定義專案目標

　　在進行專案時你需要進行的第一件事便是定義好專案的目標。 但如何進行呢？最好的方式便是與相關的利害關係人進行訪談並了解他們對於專案的興趣以及認為的成功要素為何。請專注在一旦這個專案完成後所產生的價值對於他們真正的需求為何值得一提的是，在進行這項工作時可能會產生一份長長的清單，只是這個我們不可能滿足所有的需求 因此，我們需要考慮哪些是必要的以及優先順序，這將是在這個步驟中極為重要的工作。 

步驟2：定義專案的產出物

　　在進到這個步驟時，你應該要清楚哪些是該專案必需完成的以及優先順序 接著，你需要確定專案會交付的成果，以便滿足目標之所需。 這些成果可能是有形的也有可能是無形的，確認所有的交付成果，並做為工作分解結構（WBS）的基礎。 

步驟3：決定何人來進行這項工作 

　　接著，我們需要規劃何人負責哪項工作。如果你有確定的交付成果這項工作將會變得更容易，在初期你可能只清楚需要哪種技能的人來支援，接著，你可能透過借調或是外包來取得該資源。 你還可以根據WBS發展出責任分派矩陣圖(RAM)。 

步驟４：估算專案的時程 

　　現在，你已經清楚專案的目標、有哪些需要做、由何人來負責 因此，你便可以更好的估計出一共需要花費多少時間並估算出專案的總時程。 在進行這項工作時，最好可以與業主(客戶)坐下來討論並明確的定出各交付成果的時間表 如果不可以在該時間點完成，也需要在此向業主(客戶)解釋，並以資源和範圍做為談判期限的籌碼。 

步驟５：產出相關所需的支援文件

　　接著，我們需要根據專案的複雜性、溝通管道的多寡決定所需製作的專案文件 有些專案文件是有必要包含在規劃過程中的，例如： 

● 溝通管理計劃書： 

　　該計劃定義每個人在專案各階段所需要溝通的程度。例如：每週的進度報告、會議將如何進行、如何進行工作回報，利害關係人需要在整個專案生命週期中的何時掌握哪些專案資訊等等。

● 風險管理計劃書：

　　該計劃除了用於專案中的預防，同時也可協助當專案發生議題(問題／事件)時該如何處理，以避免發生偏離軌道的可能。此外，除了負向的風險外，應該還需要包含正向的風險。

● 變更管理計劃書：

　　在專案進行過程中，幾乎100％保證不可能不發生變更。我們除了需要肯定這個事實，更需要掌握發生變更時該如何進行。