五大原則有效管理任務

 五大原則有效管理任務 

　　現代人生活節奏緊湊，公事私事大事小事全湊在一起，然而時間卻是上帝對所有人最公平的一件事，不分富貴貧賤，不論地位高低，每個人每天都只有24小時，要如何有效利用時間成了最大的課題。

　　在專案中也是如此，PMP十大流程中，時程規劃是其中非常重要的一環，當專案進行到WBS階段時，如何讓breakdown下來的任務能如期完成，成了PM們的一大挑戰。

不論是用於個人或是工作上，筆者認為可以把握以下五大原則去管理你的任務／待辦事項：

1. 同步

　　你可能會把你的任務／待辦事項寫在筆記本、行事曆、記錄在你的手機或mail裡，不論你使用何種工具去記錄他們，請永遠記得「同步」這些任務／待辦事項在「同一地方」並把他們做成一個條列式的清單(to do list)。同步是為了避免有任務被遺漏掉，完成後將清單上的任務劃掉，這個小動作會讓你更有成就感喔！

2. 排定優先順序

　　根據同步後列出的條列式清單，接下來我們就要安排優先順序，越重要、越緊急、影響越大的優先順序是較高的，安排完後就請務實的依照優先順序執行吧！不要因為這個任務比較麻煩或是困難就跳過它，這樣的方法可以確保你在對的時間做對的事情，避免你專注在較簡單的任務，逃避較困難的任務。

3. 評估時程

　　當我們列完清單、安排好優先順序後，我們必須要評估每個任務我大約需要花多少時間去完成它，並將預估時間、日期寫下來，如此可幫助你知道在什麼時間要做什麼事。

4. 更新

　　請記得每天更新您的清單，將已經完成的任務劃掉，新增新的任務，重新排定優先順序及時程，檢視尚未完成的任務或是過期的任務，沒有review就沒有進度，唯有不斷的重複檢視，您才能確實掌握狀況，確保自己或是專案是往正確的道路上前進。

5. 告知

　　在你身邊的人一定會想了解你目前在做什麼、什麼時候會完成，因此請適時地告知他們或是分享行事曆給他們。

　　筆者在撰寫及整理這些文章時都是以最佳實務(Best Practice)的觀點出發，然而在實務上，很多時候是無法面面俱到的，就像PMBOK一樣，實務上我們會根據專案的大小去調整作法，PMBOK提供給我們的是一個準則(Guideline)，幫助我們檢視自己離標準還有多遠，在此筆者整理的五大管理任務的方法也是如此，希望有志於專案管理的讀者們，皆能靈活運用所學於實務中，共勉之。

整理者：專案俱樂部副站長 Sara