建立優質的會議管理

建立優質的會議管理 

討論精神：理念政策

(1)佈達宣導[傳達]

(4)解決問題[問題]

(2)觀念溝通[認同]

(3)意見整合[整合]

(5)培育訓練[計畫]

會前準備

(1)確認會議需求[議題]

(5)準備相關資料[資訊]

(2)設定議程綱領[大綱]

(3)選擇參與人員[人員]

(4)時空確認通知[時空]

(6)設想可能衝突[預想]

會中作業

(1)推派會議記錄[記錄] 

(3)謹守主題範圍[主題]

(2)掌控發言內容[掌控]

(6)提決議或結論[決議]

(5)掌控會議時間[時間]

(4)調解意見衝突[協調]

會後追蹤

(2)彙整決議事項[待辦]

(1)追蹤會議紀錄[確認]  

(3)跟催行動項目[進度]

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建立優質的會議管理 

會議功能包括：理念政策[ ]

(1)佈達宣導[ ] (2)觀念溝通[ ] (3)意見整合[ ] (4)解決問題[ ] (5)培育訓練[ ]

會議前的準備：六項綱領

(1)確認會議需求[ ] (2)設定議程綱領[ ] (3)選擇參與人員[ ] 

(4)時空確認通知[ ] (5)準備相關資料[ ] (6)設想可能衝突[ ]

會議中的主持：六項要訣[ ]

(1)推派會議記錄[ ] (2)掌控發言內容[ ] (3)謹守主題範圍[ ] 

(4)調解意見衝突[ ] (5)掌控會議時間[ ] (6)提決議或結論[ ]

會議後的追蹤：三項追蹤[ ]

(1)追蹤會議紀錄[ ] (2)彙整決議事項[ ] (3)跟催行動項目[ ]

Ex :

Dear All :

      明日早上10點部門會議 , 每個人報告內容大致請依處長指示 :

   1. 開部門會議(不論是雙周會或是月會)的重點在於每個同仁必須將本身所執行的工作

   做個報告，與主管與所有同仁做相互的溝通。一般而言，可以分成

   A. 前個月(週)主要工作進度說明(含進度差異分析)

   B. 次月(週)主要工作規劃進度說明(含需求支援)

   C. 該(次)月(週)臨時發生之重要事項。 

至於主要工作的定義，須與主管做溝通，以達成部門主要目標為主要依據。

   2. IT 部門的工作，多是以專案方式執行，專案簡單來說通常包含幾個階段

   A. 專案起始(需求提出與確認執行)、

   B. 專案規劃(執行成本、資源的考量及時程的規劃)

   C. 專案控制(進度管理)

   D.結案(成效追蹤)，我是建議針對重大專案(不論是主管要求或是自己定義)，

各位執行時，必須要包含上述主要階段的規劃。

   3. 會議的簡報可儘量簡明扼要，但每位同仁都必須準備，除了是對主管及同仁作

   說明外，也是對於自己做簡報的訓練。

      並請同仁於下班前將欲報告之內容先寄給阿華匯整